Email doanh nghiệp: Google Workspace hay Microsoft 365?

Google Workspace hợp với đội quen Gmail và làm việc trên trình duyệt; Microsoft 365 hợp với công ty đã gắn với Outlook, Word, Excel và Teams. Cả hai đều cho e-mail chuyên nghiệp dạng ten@congty.vn, và trên ZoCloud bạn mua được cả hai bằng ví VND, với bản ghi DNS được đặt tự động khi tên miền dùng ZoCloud DNS.

Bài này so sánh hai dịch vụ một cách công bằng, rồi hướng dẫn mua, cấu hình MX, SPF, DKIM, DMARC và giải thích quy định gói cam kết năm.

Vì sao cần e-mail theo tên miền riêng?

Một địa chỉ sales@congty.vn tạo niềm tin hơn hộp thư miễn phí, giúp công ty giữ quyền với hộp thư khi nhân viên nghỉ việc, và cho phép cấu hình xác thực (SPF, DKIM, DMARC) để thư ít bị vào spam hơn. Bạn cần một tên miền trước; nếu chưa có, xem cách mua tên miền .vn.

So sánh Google Workspace và Microsoft 365

Mỗi bên có thế mạnh riêng. Tính năng cụ thể khác nhau theo từng gói, nên hãy xem mô tả gói của nhà cung cấp trước khi chọn.

Gợi ý chọn nhanh:

• Đội đã quen Gmail cá nhân, ít dùng Office trên máy: Google Workspace.
• Kế toán, nhân sự làm việc nhiều với Excel và file Word có định dạng phức tạp: Microsoft 365.
• Không chắc: thử với một nhóm nhỏ, vì thêm người dùng luôn dễ hơn bớt (xem phần cam kết bên dưới).

Chuẩn bị trước khi mua trên ZoCloud

1. Thông tin xuất hoá đơn của tổ chức (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu là doanh nghiệp) ở mục Thanh toán. Nhà cung cấp cần các thông tin này, và hoá đơn VAT cũng dùng chúng.
2. Chứng minh sở hữu tên miền. Không cần làm gì nếu tên miền mua tại ZoCloud, dùng ZoCloud DNS hoặc thuộc zone Cloudflare đã kết nối. Nếu không, thêm bản ghi TXT mà portal hiện:

Lưu ý: các gói chỉ hiện khi ZoCloud đã mở bán. Nếu mục E-mail ghi "E-mail doanh nghiệp sắp có.", hiện chưa có gói nào đang bán.

Các bước mua e-mail doanh nghiệp

1. Vào mục E-mail → Mua e-mail.
2. Chọn Gói. Giá hiện là giá mỗi người dùng mỗi kỳ, chưa VAT, kèm chu kỳ thanh toán và thời gian cam kết nếu có.
3. Chọn Tên miền, nhập Số người dùng.
4. Nhập Tài khoản quản trị (ví dụ admin) và Họ tên quản trị viên.
5. Nhập E-mail liên hệ là một địa chỉ ngoài tên miền này, vì nhà cung cấp gửi thư tới đó trước khi hộp thư mới hoạt động. Thêm Điện thoại, Tỉnh / thành phố, Mã bưu chính.
6. Với Microsoft 365: nhập Tên tenant Microsoft (thành <tên>.onmicrosoft.com) và đồng ý Microsoft Customer Agreement thay mặt tổ chức.
7. Xem Tổng kỳ đầu (đã gồm VAT), bấm Thanh toán bằng ví.

Nhà cung cấp tạo tài khoản trong vài phút đến vài giờ. Trạng thái đi từ Đang tạo sang Đang cài đặt (chờ DNS và xác minh tên miền), rồi Hoạt động. Nếu không tạo được, trạng thái là Không tạo được và tiền được hoàn vào ví.

Khi tài khoản sẵn sàng, bấm Xem mật khẩu để lấy mật khẩu quản trị đầu tiên. Mật khẩu chỉ hiện một lần: sao chép ngay và đổi ở lần đăng nhập đầu.

Bản ghi DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC

Bốn loại bản ghi quyết định thư có đến được và có bị coi là giả mạo hay không:

Tên miền dùng ZoCloud DNS

ZoCloud tự đặt các bản ghi. Nếu tên miền đang có bản ghi e-mail khác (MX, SPF, autodiscover…), portal hỏi trước; bấm Đồng ý thay thì:

• SPF được gộp làm một bản ghi, giữ các nguồn gửi khác của bạn (ví dụ dịch vụ gửi newsletter);
• bản ghi cũ được lưu lại để trả về nếu sau này bạn huỷ e-mail;
• DMARC p=none chỉ được thêm khi tên miền chưa có DMARC.

Tên miền ở nơi khác

Kể cả zone Cloudflare, portal liệt kê Loại, Tên, Giá trị cần thêm (và "thay cho: …" khi thay bản ghi cũ). Bạn thêm tại nơi quản lý DNS; ZoCloud kiểm tra vài phút một lần.

Bước riêng của từng nhà cung cấp

• Google Workspace (DKIM): trong Google Admin → Apps → Gmail → Authenticate email, tạo bản ghi DKIM, rồi dán tên và giá trị vào ô Khoá DKIM của Google trên portal, bấm Lưu.
• Microsoft 365 (xác minh): trong Microsoft 365 admin center → Settings → Domains → Add domain, Microsoft hiện giá trị TXT dạng MS=ms…; dán vào ô Bản ghi xác minh của Microsoft, bấm Lưu.

Về DMARC: p=none chỉ theo dõi, không chặn. Khi đã chắc mọi nguồn gửi hợp lệ đều qua SPF/DKIM, nhiều quản trị viên nâng dần lên quarantine rồi reject để chống giả mạo tốt hơn.

Người dùng, gia hạn và gói cam kết năm

• Thêm người dùng: bấm Đổi cạnh số người dùng, nhập số lớn hơn. Phần còn lại của kỳ này được trừ từ ví ngay. Sau đó tạo hộp thư cho từng người trong Google Admin hoặc Microsoft 365 admin center.
• Bớt người dùng: có hiệu lực từ kỳ sau, và chỉ khi đã hết cam kết.
• Tự gia hạn: ZoCloud trừ ví vào ngày gia hạn. Ví không đủ thì ZoCloud thử lại định kỳ; quá thời gian ân hạn, tài khoản bị Tạm khoá. Nạp tiền là tự mở lại.

Gói cam kết năm: không giảm được số người dùng và không huỷ được trước khi hết năm cam kết, nhưng có thể thêm người dùng bất cứ lúc nào. Portal ghi rõ "Cam kết tới …". Vì vậy hãy bắt đầu với số người dùng thực sự cần.

Huỷ: e-mail dùng tới cuối kỳ đã trả, sau đó tài khoản tại nhà cung cấp bị huỷ và hộp thư không còn. Sao lưu thư trước. Các bản ghi DNS cũ (nếu ZoCloud đã thay) được trả lại.

Câu hỏi thường gặp

Nên chọn Google Workspace hay Microsoft 365? Nếu đội của bạn quen Gmail, Google Drive và làm việc chủ yếu trên trình duyệt, Google Workspace thường dễ dùng hơn. Nếu công ty gắn với Word, Excel, Outlook và Teams, Microsoft 365 thường hợp hơn. Cả hai đều cho e-mail trên tên miền riêng.

ZoCloud có tự cài bản ghi DNS cho e-mail không? Có, khi tên miền dùng ZoCloud DNS: ZoCloud đặt MX, gộp SPF làm một bản ghi và thêm DMARC p=none nếu chưa có. Tên miền ở nơi khác thì portal liệt kê đúng bản ghi để bạn tự thêm.

Gói cam kết năm có huỷ giữa chừng được không? Không. Gói cam kết năm không giảm được số người dùng và không huỷ được trước khi hết năm cam kết, nhưng bạn có thể thêm người dùng bất cứ lúc nào.

Huỷ e-mail thì thư cũ còn không? E-mail vẫn dùng được tới cuối kỳ đã trả; sau đó tài khoản tại nhà cung cấp bị huỷ và hộp thư không còn. Hãy sao lưu thư trước khi huỷ.

Bắt đầu

Tên miền, website và e-mail doanh nghiệp trên cùng một ví VND, cùng một hoá đơn VAT. Đăng ký ZoCloud, rồi xem hướng dẫn E-mail, Tên miền và Thanh toán. Cần xuất hoá đơn cho công ty? Đọc thêm hoá đơn điện tử cho dịch vụ cloud.