Hoá đơn điện tử cho dịch vụ cloud: doanh nghiệp cần gì?
Để nhận hoá đơn GTGT điện tử cho dịch vụ cloud, doanh nghiệp cần khai đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và e-mail nhận hoá đơn trước khi thanh toán. Trên ZoCloud, các thông tin này nằm ở thẻ Thông tin xuất hoá đơn, và hoá đơn được lập theo từng khoản thanh toán dịch vụ, còn các khoản tính theo mức dùng được gộp theo tháng.
Bài viết là thông tin chung về quy trình trên ZoCloud, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định về hoá đơn điện tử (như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn) có thể thay đổi; hãy hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế cho trường hợp cụ thể.
Vì sao hoá đơn quan trọng khi dùng cloud?
Với doanh nghiệp, chi phí hosting, tên miền, e-mail hay API AI thường cần chứng từ hợp lệ để ghi nhận vào sổ sách. Dịch vụ thanh toán bằng thẻ quốc tế từ nhà cung cấp nước ngoài thường không có hoá đơn GTGT Việt Nam, khiến kế toán phải xử lý thêm. Một nhà cung cấp trong nước xuất hoá đơn điện tử theo thông tin của bạn giúp việc này gọn hơn.
Thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị
Vào mục Thanh toán → thẻ Thông tin xuất hoá đơn:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Tên cá nhân / công ty | Ghi đúng tên trên đăng ký doanh nghiệp |
| Mã số thuế | Để trống nếu là cá nhân |
| Địa chỉ | Địa chỉ đăng ký của công ty |
| Email nhận hoá đơn | Thường là e-mail của kế toán |
Bấm Lưu. Thông tin được lấy tại thời điểm thanh toán (hoặc lúc lập hoá đơn tháng), nên hãy điền trước khi mua. Mỗi tổ chức trên ZoCloud có ví, gói và thông tin xuất hoá đơn riêng; nếu bạn quản lý nhiều công ty, tạo mỗi công ty một tổ chức.
Cho kế toán quyền phù hợp: vai trò Thanh toán được nạp tiền, đổi gói, xem hoá đơn và mua tên miền, e-mail; với app thì chỉ xem, không deploy hay đổi cấu hình được. Xem Thành viên và vai trò.
ZoCloud lập chứng từ như thế nào?
Ví trả trước bằng VND
Mọi dịch vụ (gói, tên miền, e-mail, AI, phần dùng vượt gói) trừ tiền từ ví. Mục Hóa đơn liệt kê các khoản đã trừ, mỗi khoản có Bảng kê thanh toán gồm:
- Bên bán, Bên mua;
- các dòng Nội dung, SL, Đơn giá, Thành tiền;
- Cộng tiền hàng, Thuế GTGT, Tổng thanh toán, số tiền Bằng chữ.
Bấm In / lưu PDF để lưu bảng kê.
Theo từng khoản và theo tháng
| Loại khoản | Cách lập |
|---|---|
| Mua hoặc gia hạn gói, tên miền, e-mail doanh nghiệp | Một khoản cho mỗi lần thanh toán |
| AI gateway, tài nguyên vượt gói | Gộp thành một khoản mỗi tháng, lập vài ngày sau khi tháng kết thúc |
| Khoản đã hoàn tiền | Ghi Đã hoàn tiền |
Trên hoá đơn tháng, bạn thấy các dòng như "Sử dụng AI gateway tháng …" và "Tài nguyên vượt gói tháng …".
Hoá đơn GTGT điện tử và trạng thái
Bảng kê không thay thế hoá đơn GTGT điện tử. Trạng thái hoá đơn điện tử hiện ngay trên bảng kê:
| Trên bảng kê | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang xuất HĐĐT | Hoá đơn đang được xuất và sẽ gửi tới e-mail nhận hoá đơn |
| HĐĐT <số> | Đã xuất, có Số hoá đơn, Mã tra cứu, Tra cứu hoá đơn và Tải PDF |
Khi hoá đơn được xuất, chủ sở hữu, thành viên vai trò Thanh toán và e-mail nhận hoá đơn đều được báo qua e-mail.
Hoá đơn điện tử chỉ được lập khi ZoCloud đã bật tính năng này. Nếu bảng kê chỉ ghi "Chứng từ này không thay thế hoá đơn GTGT điện tử." mà không có trạng thái HĐĐT, hãy hỏi qua mục Hỗ trợ.
Nạp tiền bằng VND
- Mục Thanh toán → Nạp tiền.
- Chọn số tiền có sẵn hoặc nhập Số tiền khác (trong khoảng tối thiểu – tối đa hiện trên ô).
- Chọn Phương thức, bấm Thanh toán.
Portal chỉ hiện các cổng ZoCloud đã bật:
| Phương thức | Ghi chú |
|---|---|
| Chuyển khoản / VietQR | Quét QR bằng app ngân hàng, cộng tiền tự động |
| Ví MoMo | Ví MoMo, thẻ ATM và thẻ quốc tế |
| VNPay | VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế |
| OnePay | Thẻ ATM nội địa, Visa, Mastercard, JCB |
| PayPal | Tính bằng USD; portal hiện số tiền bạn thanh toán |
Với chuyển khoản, ghi đúng nội dung (mã dạng ZC…) để tiền được cộng tự động. Chuyển sai nội dung hoặc sai số tiền: mở ticket ở Hỗ trợ kèm thông tin giao dịch.
Kiểm soát ngân sách cho kế toán
- Giá gói hiện trên portal theo tháng hoặc năm (chưa gồm VAT); giá tên miền và AI hiện đã gồm VAT. Đọc kỹ từng nơi để so sánh đúng.
- Giới hạn chi tiêu: đặt số tiền tối đa phần dùng vượt gói được tốn mỗi tháng (đã gồm VAT). Bạn được báo khi gần chạm; chạm giới hạn thì app tạm dừng (dữ liệu được giữ).
- Hạn mức key AI: đặt cho từng key, xem bài API AI thanh toán bằng VND.
- Gia hạn: gói tự gia hạn từ ví; ví không đủ thì gói quá hạn và quá hạn chót app bị tạm dừng, database và dữ liệu vẫn được giữ. Giữ số dư đủ trước ngày gia hạn.
Checklist cho doanh nghiệp
- Tạo tổ chức riêng cho công ty, mời kế toán với vai trò Thanh toán.
- Điền Thông tin xuất hoá đơn đầy đủ, đúng mã số thuế, trước lần mua đầu tiên.
- Dùng e-mail kế toán làm Email nhận hoá đơn.
- Nạp ví bằng chuyển khoản đúng nội dung
ZC…. - Đặt Giới hạn chi tiêu và hạn mức key AI.
- Hằng tháng, đối chiếu bảng kê với hoá đơn điện tử (số hoá đơn, mã tra cứu).
Lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam cũng là một câu hỏi pháp lý doanh nghiệp hay gặp; xem bài lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam và Nghị định 53.
Câu hỏi thường gặp
Cần thông tin gì để nhận hoá đơn VAT khi dùng ZoCloud? Điền thẻ Thông tin xuất hoá đơn ở mục Thanh toán: tên cá nhân hoặc công ty, mã số thuế (để trống nếu là cá nhân), địa chỉ và e-mail nhận hoá đơn. Hãy điền trước khi mua vì thông tin được lấy tại thời điểm thanh toán.
Bảng kê thanh toán có thay hoá đơn GTGT được không? Không. Bảng kê là chứng từ ghi các khoản đã trừ ví; hoá đơn GTGT điện tử được lập riêng, có số hoá đơn và mã tra cứu, hiện ngay trên bảng kê khi đã xuất.
Chi phí AI và tài nguyên vượt gói được xuất hoá đơn thế nào? Các khoản tính theo tháng được gộp thành một khoản mỗi tháng, lập vài ngày sau khi tháng kết thúc, gồm các dòng như Sử dụng AI gateway tháng và Tài nguyên vượt gói tháng.
Thanh toán ZoCloud bằng cách nào? ZoCloud dùng ví trả trước bằng VND. Bạn nạp bằng chuyển khoản VietQR hoặc các cổng đang bật như MoMo, VNPay, OnePay, PayPal; mọi dịch vụ trừ tiền từ ví.
Bài viết này có phải tư vấn thuế không? Không. Đây là thông tin chung; hãy hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế về việc ghi nhận chi phí và hoá đơn cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp bạn.
Bắt đầu
Đăng ký ZoCloud, điền thông tin xuất hoá đơn, và mọi chi phí hosting, database, tên miền, e-mail, AI nằm chung một ví VND. Tài liệu: Thanh toán, Thành viên và vai trò, Bắt đầu nhanh.